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Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher

Eissportclub Erfurt e. V.
Arnstädter Str. 53
99096 Erfurt
E-Mail: office@eisschnelllauf-erfurt.de
Telefon: +49 361 64494-0

Datenschutzbeauftragte/r: datenschutz@esc-erfurt.de

Hosting

Diese Website liegt bei Neue Medien Münnich GmbH (ALL-INKL.COM), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Seite speichert der Server automatisch technische Angaben, die dein Browser übermittelt:

Wir brauchen diese Daten, um die Seite sicher und stabil zu betreiben und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden gelöscht nach: 7 Tagen. Die aufgerufene Adresse kann auch persönliche Links enthalten (z. B. den Änderungslink einer Online-Meldung oder den Bezahl-Link aus der Zahlungsaufforderung oder den Bestätigungs- bzw. Abmeldelink der E-Mail-Benachrichtigung); wir werten die Logfiles nur bei Störungen oder Missbrauch aus.

Teilst du einen Link zu unserer Seite in einem Messenger oder sozialen Netzwerk (z. B. WhatsApp, Telegram, Signal), ruft dessen Dienst bei uns Titel, Kurzbeschreibung und Vorschaubild der Seite ab, um eine Vorschau anzuzeigen. Diese Angaben sind öffentlich und enthalten keine Daten über dich; bei uns fallen dabei nur die oben genannten Server-Logdaten des abrufenden Dienstes an.

Cookies und Tracking

Für Besucherinnen und Besucher setzt diese Seite keine Cookies (Ausnahme: die Sprachwahl, siehe unten). Sie nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und bindet keine Inhalte von fremden Servern ein. Wir zählen lediglich, wie oft jede Seite (z. B. die Startseite oder die Live-Ergebnisse) und jede Datei (z. B. eine Ergebnisliste) aufgerufen wurde – je Seite bzw. Datei und Tag als reine Zahl, ohne IP-Adresse, Cookie oder andere Angaben, die einen Rückschluss auf dich zulassen. Kommst du über einen Link aus unseren E-Mails, App-Mitteilungen, Telegram, WhatsApp oder vom QR-Aushang, trägt der Link einen Zusatz wie „q=mail“; wir zählen dann zusätzlich nur, über welchen dieser Wege und an welchem Tag jemand kam – ebenfalls ohne Bezug zu deiner Person. Dabei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet; die Tageswerte löschen wir nach 90 Tagen. Schriften werden nicht von Google oder anderen Anbietern geladen.

„Neues seit meinem letzten Besuch markieren“: Diese Funktion ist zunächst ausgeschaltet; dann speichert die Startseite nichts auf deinem Gerät und markiert nur Dateien der letzten Stunden als „Neu“. Erst wenn du sie unter den Filterknöpfen mit „einschalten“ wählst, merkt sich dein Browser im lokalen Speicher deines Geräts (localStorage), welche Dateien beim letzten Besuch auf der Seite standen und wann sie hochgeladen wurden, sowie den Zeitpunkt dieses Besuchs; für die Dauer eines Besuchs liegt dieser Stand zusätzlich im Sitzungsspeicher (sessionStorage). Diese Angaben bleiben ausschließlich auf deinem Gerät, werden nie an unseren Server oder an Dritte übertragen und enthalten nichts über dich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (von dir ausdrücklich gewünschte Funktion). Mit „ausschalten“ löscht die Seite die Angaben sofort wieder; außerdem kannst du jederzeit die Websitedaten dieser Seite in deinem Browser löschen.

Sprachwahl (Deutsch/Englisch/Niederländisch): Klickst du oben auf „DE“, „EN“ oder „NL“, speichert dein Browser deine Wahl in einem Cookie „esc_lang“ (Inhalt nur „de“, „en“ oder „nl“, gültig ein Jahr), damit alle Seiten in dieser Sprache erscheinen. Ohne Klick wird kein Cookie gesetzt; die Sprache richtet sich dann nach der Spracheinstellung deines Browsers. Das Cookie ist für die von dir gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird nicht ausgewertet.

Nur wenn sich Vereinsverantwortliche im internen Verwaltungsbereich anmelden, wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es enthält lediglich eine zufällige Kennung, damit die Anmeldung erhalten bleibt, und wird beim Abmelden oder Schließen des Browsers gelöscht. Zum Schutz vor dem Erraten des Passworts speichern wir bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen für rund 15 Minuten die Zeitpunkte und einen pseudonymisierten Prüfwert (HMAC) der IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst; abgelaufene Einträge werden spätestens nach etwa einer Stunde automatisch entfernt. Rechtsgrundlage für das Sitzungs-Cookie ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (eine Einwilligung ist nicht erforderlich), für den Schutz vor dem Erraten des Passworts unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Warnung vor fremden Anmeldungen setzt der Verwaltungsbereich beim Anmelden außerdem ein Geräte-Cookie „esc_geraet“ (zufällige Kennung, 400 Tage gültig); auf dem Server speichern wir je Zugang nur einen Prüfwert dieser Kennung, Browser und Betriebssystem in grober Form (z. B. „Chrome auf Windows“) sowie Zeitpunkt der ersten und letzten Anmeldung – nicht die IP-Adresse. Meldet sich jemand von einem unbekannten Gerät an, erhält der Hauptzugang eine Benachrichtigung. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schaltet ein Zugang freiwillig die Zwei-Faktor-Anmeldung ein (Code aus einer Authenticator-App), speichern wir dazu auf dem Server den geheimen Schlüssel, den Zeitpunkt der Einrichtung, den zuletzt benutzten Zeitabschnitt (damit kein Code zweimal gilt) und die Notfall-Codes nur als Prüfwert (Hash). Der QR-Code zum Einrichten wird auf unserem Server erzeugt, es wird kein fremder Dienst genutzt; die App arbeitet auf dem eigenen Gerät ohne Verbindung zu uns. Die Angaben kommen in keine Datensicherung und werden beim Ausschalten oder Löschen des Zugangs sofort gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. Art. 32 DSGVO). Im Verwaltungsbereich merkt sich der Browser außerdem im lokalen Speicher, welche Erklärungskästen zugeklappt wurden (ohne Personenbezug).

Beim Anmelden und beim Festlegen eines Passworts prüfen wir, ob es in öffentlich bekannten Listen gestohlener Passwörter steht (Dienst „Have I Been Pwned“ bzw. dessen Betreiber über Cloudflare). Dabei übermittelt unser Server nur die ersten 5 Zeichen des SHA-1-Prüfwerts des Passworts – nie das Passwort, den ganzen Prüfwert, den Benutzernamen oder deine IP-Adresse; der Abgleich erfolgt auf unserem Server, das Ergebnis speichern wir nur für die laufende Sitzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. Art. 32 DSGVO). Für Vereinsverantwortliche mit eigenem Zugang speichern wir Benutzername, Name, das Passwort nur als sicheren Hash, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie bei Meldungen, wer sie erfasst oder korrigiert hat. Außerdem führen wir ein internes Änderungsprotokoll (wer hat wann was im Verwaltungsbereich geändert, An- und Abmeldungen, Eingang und Änderung von Online-Meldungen mit Vereinsname und Anzahl der Personen – ohne Namen von Sportlerinnen und Sportlern und ohne IP-Adressen; eine E-Mail-Adresse steht nur dabei, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte oder an wen eine Liste ging). Es dient der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. Art. 32 DSGVO), ist nur im geschützten Verwaltungsbereich sichtbar und wird nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Als App installieren

Du kannst diese Webseite auf deinem Handy oder Computer „wie eine App“ installieren (Startbildschirm-Symbol). Nur dann – also auf deinen ausdrücklichen Wunsch – speichert dein Gerät die zuletzt aufgerufenen Seiten und Unterlagen (z. B. Startlisten, Ergebnisse) in seinem eigenen Speicher, damit sie auch ohne Internet verfügbar sind. Diese Daten bleiben auf deinem Gerät; wir erhalten dadurch keine zusätzlichen Informationen über dich, und es gibt kein Tracking. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich). Löschen kannst du den Speicher jederzeit, indem du die App entfernst oder die Website-Daten in deinem Browser löschst. Im normalen Browser (ohne Installation) wird nichts davon gespeichert – außer du schaltest App-Mitteilungen ein (siehe unten); bestellst du sie ab, entfernen wir das Hintergrundprogramm und diesen Speicher wieder.

App-Mitteilungen

Auf Wunsch schicken wir dir kurze Mitteilungen auf dein Handy oder deinen Computer (z. B. „Ergebnisse online“, „Live-Ergebnisse laufen“). Dafür tippst du auf „Mitteilungen erhalten“ und erlaubst sie in deinem Browser. Dein Browser erzeugt dann eine zufällige Empfangsadresse samt Schlüsseln, die wir auf unserem Server speichern – zusammen mit dem Datum der Anmeldung. Folgst du nur ausgewählten Wettkämpfen („Folgen“), speichern wir bei dieser Empfangsadresse auch, welchen Wettkämpfen du folgst. Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Zum Schutz vor Missbrauch merken wir uns beim Anmelden für eine Stunde einen pseudonymisierten Prüfwert (HMAC) deiner IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); er wird spätestens nach etwa zwei Stunden automatisch gelöscht.

Zugestellt werden die Mitteilungen über den Push-Dienst deines Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla oder Microsoft), der dafür auch Server außerhalb der EU nutzen kann. Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Dienst erfährt nur, dass, wann und an welche Empfangsadresse eine Nachricht geht. Damit Mitteilungen ankommen, speichert dein Gerät außerdem unser kleines Hintergrundprogramm (Service Worker) und – wie bei der App – zuletzt aufgerufene Seiten für die Offline-Nutzung.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit widerrufen: mit „Mitteilungen abbestellen“ oder in den Mitteilungs-Einstellungen deines Browsers bzw. Geräts. Die Empfangsadresse löschen wir sofort beim Abbestellen, spätestens aber, sobald der Push-Dienst sie als ungültig meldet.

Kalender-Abo

Unseren Wettkampfkalender kannst du in deinem eigenen Kalender abonnieren. Die Kalenderdatei enthält nur öffentliche Angaben zu den Wettkämpfen (Titel, Datum, Zeiten, Ort, Strecken und Links zu den Unterlagen), aber keine personenbezogenen Daten. Nach dem Abonnieren ruft dein Kalenderprogramm die Datei regelmäßig bei uns ab; dabei fallen nur die oben beschriebenen Server-Logdaten an. Wir speichern nicht, wer den Kalender abonniert hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Wettkampftermine bequem bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Knöpfe „Outlook / Windows“, „Microsoft 365“ und „Google Kalender / Android“ sind einfache Links; solange du sie nicht anklickst, wird nichts an Microsoft oder Google übermittelt. Dasselbe gilt für „In den Kalender“ bei einem einzelnen Wettkampf („Google Kalender“ öffnet Google mit Name, Datum und Ort des Wettkampfs; die .ics-Datei kommt von unserem Server). Klickst du einen davon an, verlässt du unsere Seite und meldest dich gegebenenfalls bei dem jeweiligen Anbieter an. Dessen Server rufen den Kalender danach selbst bei uns ab. Je nach Einstellung kann auch bei „iPhone & Mac“ der Cloud-Dienst deines Geräts (z. B. iCloud) den Kalender für dich abrufen. Für die Verarbeitung durch diese Anbieter gelten deren Datenschutzbestimmungen: Microsoft, Google, Apple.

Live-Ergebnisse über Telegram

Während der Wettkämpfe veröffentlichen wir Live-Ergebnisse (Name, Verein bzw. Land, Altersklasse, Laufzeit, Platzierung) in unserem öffentlichen Telegram-Kanal. Telegram (Telegram Messenger Inc., Dubai) verarbeitet diese Inhalte auch außerhalb der EU, in einem Land ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; auf die Verarbeitung durch Telegram haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Wettkampfergebnisse zeitnah zu veröffentlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem jederzeit widersprechen (siehe „Widerspruchsrecht“).

Auf unserer Seite „Live-Ergebnisse“ zeigt unser Server die Beiträge dieses Kanals an; er ruft sie bei Telegram ab bzw. erhält sie über einen Telegram-Bot des Vereins. Dein Browser baut dabei keine Verbindung zu Telegram auf, es werden keine Daten über dich an Telegram übermittelt. Über denselben Bot veröffentlichen wir außerdem Hinweise der Webseite im Kanal (z. B. „Ergebnisse online“, „Startliste online“) – sie enthalten nur Überschrift, Text und einen Link, keine Daten von Kanal-Abonnenten. Wir zeigen nur Beiträge der letzten 60 Tage. Über den Bot erhaltene Beiträge speichern wir höchstens so lange und löschen sie danach automatisch; ruft unser Server die öffentliche Kanal-Vorschau ab, ersetzt er seine Zwischenkopie bei jedem Abruf (höchstens einmal pro Minute). Blenden wir einen Beitrag auf Wunsch aus, bleibt ein kurzer Vermerk dazu ebenfalls höchstens 60 Tage gespeichert.

Helferinnen und Helfer unseres Vereins können Dateien (z. B. Ergebnislisten) per Telegram an unseren Bot schicken, die dann auf dieser Webseite veröffentlicht werden. Dafür koppeln sie ihr Telegram-Konto freiwillig mit ihrem Zugang zur Verwaltung. Wir speichern dabei die Telegram-Kennung, den Anzeigenamen und den Telegram-Benutzernamen, um nur Dateien von berechtigten Personen anzunehmen; jeder Upload wird mit dem Zugang im Änderungsprotokoll vermerkt. Die Kopplung lässt sich jederzeit aufheben (im Chat mit /abmelden oder in der Verwaltung); dann werden diese Angaben gelöscht. Nachrichten anderer Personen an den Bot werden nicht gespeichert, nur deren Kennung für höchstens einen Tag, damit der Bot nicht wiederholt antwortet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen Veröffentlichung am Wettkampftag).

Startlisten und Ergebnisse senden wir außerdem als PDF-Datei in geschlossene Telegram-Gruppen (z. B. für Trainerinnen, Trainer, Betreuende und Kampfrichter der Vereine). Die Dateien enthalten dieselben Angaben wie die auf dieser Webseite veröffentlichten Listen. Unsere Webseite liest in den Gruppen nichts mit; sie speichert nur Name und Kennung der Gruppen. Rechtsgrundlage und Widerspruchsrecht wie oben.

Erst wenn du auf einen Link zu Telegram klickst, verlässt du unsere Seite. Dann gelten die Datenschutzbestimmungen von Telegram (Telegram Messenger Inc., Dubai): telegram.org/privacy.

WhatsApp-Kanal

Hinweise der Webseite wie „Ergebnisse online“ oder „Startliste online“ veröffentlichen wir zusätzlich in unserem öffentlichen WhatsApp-Kanal. Die Beiträge enthalten nur Überschrift, einen kurzen Text und einen Link zu unserer Seite – keine Startlisten, Ergebnisse oder andere personenbezogene Daten. Wir stellen die Beiträge von Hand in den Kanal; unsere Webseite ist nicht mit WhatsApp verbunden und überträgt keine Daten über dich an WhatsApp. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, über Wettkampfergebnisse zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ob du dem Kanal folgst, entscheidest du in WhatsApp. Als Kanal-Betreiber sehen wir die Telefonnummern und Profilbilder der Follower nicht. Für die Nutzung von WhatsApp ist die WhatsApp Ireland Limited (Meta) verantwortlich; Daten können dabei auch in Länder außerhalb der EU übermittelt werden. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Ergebnisse per E-Mail

Wenn du dich für die E-Mail-Benachrichtigung anmeldest, speichern wir deine E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anmeldung, der Bestätigungs-E-Mail und der Bestätigung sowie eine zufällige Kennung für die Bestätigungs-, Auswahl- und Abmeldelinks; wählst du nur bestimmte Wettkämpfe, außerdem diese Auswahl. Wir nutzen die Adresse nur, um dir nach Wettkämpfen mitzuteilen, dass Ergebnisse online sind. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Anmeldung wird erst wirksam, wenn du den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail anklickst (Double-Opt-in). Unbestätigte Anmeldungen löschen wir automatisch nach 7 Tagen (die Prüfung läuft einmal täglich). Die Adressen liegen geschützt auf unserem Webserver (heruntergeladene Datensicherungen bewahren Vereinsverantwortliche geschützt auf und löschen sie nach spätestens 90 Tagen); wir nutzen keinen externen Newsletter-Dienst und werten nicht aus, ob E-Mails geöffnet oder Links angeklickt werden.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an office@eisschnelllauf-erfurt.de. Deine Adresse wird dann sofort gelöscht (in älteren Datensicherungen spätestens nach 90 Tagen). Im Versandprotokoll der Webseite (Zeitpunkt, Art, Empfängeradresse, Betreff, Name eines Anhangs, ob der Versand geklappt hat) bleiben die bereits verschickten E-Mails noch bis zu 90 Tage stehen; es dient nur dem Nachweis und der Fehlersuche.

Online-Meldung zu Wettkämpfen

Vereine, Teams und Nationen können Sportlerinnen und Sportler über unser Online-Formular zu Wettkämpfen melden. Dabei verarbeiten wir von der meldenden Person den Namen des Vereins bzw. Teams, Name, E-Mail-Adresse und – freiwillig – Telefonnummer sowie von den gemeldeten Personen Name, Vorname, Land/Verein, Geschlecht, Geburtsdatum, die gewählten Strecken und – freiwillig – Saisonbestzeiten. Dazu kommen ein freiwilliger Hinweis an den Veranstalter (bitte keine Gesundheitsangaben), die Zeitpunkte von Eingang und Änderungen sowie unsere Vermerke (z. B. „Nachmeldung“). Wird für einen Wettkampf eine Meldegebühr erhoben, speichern wir außerdem, ob der meldende Verein Mitglied der DESG ist (unterschiedliche Gebührensätze), den berechneten Betrag (ggf. mit einer von uns eingetragenen Korrektur und deren Grund), ob, wann und wie (bar, per Überweisung oder mit PayPal) bezahlt wurde und wer den Zahlungseingang vermerkt hat. Sind Mitglieder bestimmter Vereine (z. B. mit Startrecht für unseren Verein) von der Gebühr befreit, ergibt sich das aus der Vereinsangabe der gemeldeten Person; wir speichern dafür nichts zusätzlich. Kontodaten des Vereins speichern wir nicht. Der QR-Code für Banking-Apps (GiroCode) auf der Zahlungsaufforderung enthält nur unsere Bankverbindung, den offenen Betrag und als Verwendungszweck Meldungs-Nr., Wettkampf und Vereins- bzw. Teamname; er wird auf unserem Server erzeugt, ohne fremden Dienst. Die meldende Person erhält per E-Mail eine Zahlungsaufforderung mit Aufstellung als PDF und nach der Zahlung eine Zahlungsbestätigung mit Quittung (PDF, mit fortlaufender Quittungsnummer). Die Zahlungsaufforderung enthält Vereins- bzw. Teamname, Ansprechperson, Meldungs-Nr. und die Aufstellung (Namen der gemeldeten Personen mit Altersklasse und Zahl der Strecken), die Quittung nur Vereins- bzw. Teamname, Meldungs-Nr., Zahl der Personen und die Gebührenposten – beide kein Geburtsdatum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten der gemeldeten Personen erhalten wir nicht von ihnen selbst, sondern vom meldenden Verein bzw. Team (Art. 14 DSGVO). Die Pflichtangaben sind für die Teilnahme erforderlich: Ohne sie können wir die Person nicht in eine Altersklasse einteilen und nicht starten lassen.

Zweck ist die Organisation und Durchführung des Wettkampfs (Einteilung in Altersklassen, Startlisten, Zeitmessung, Ergebnisse). Rechtsgrundlage ist gegenüber dem meldenden Verein Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme am Wettkampf), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Wettkampfdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Viele Teilnehmende sind minderjährig; ihre Interessen berücksichtigen wir bei der Abwägung besonders, deshalb veröffentlichen wir nie Geburtsdaten oder Kontaktdaten. Die Meldung gibt der jeweilige Verein bzw. das Team ab; er stellt sicher, dass die gemeldeten Personen – bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten – darüber informiert sind.

Die Meldungen liegen geschützt auf unserem Webserver. Die meldende Person und unser Wettkampfbüro erhalten eine E-Mail mit den Angaben (die meldende Person zusätzlich als Meldebestätigung im PDF-Anhang); darin steht statt des Geburtsdatums nur der Jahrgang. Nach dem Meldeschluss erhält unser Wettkampfbüro zusätzlich die Gesamtliste aller Meldungen als Excel-Datei (CSV, mit Geburtsdatum) per E-Mail, damit Auslosung und Startlisten erstellt werden können. Ändert sich danach noch etwas, erhält es eine aktualisierte Liste mit kurzer Übersicht der Änderungen. Meldet ein Verein nach dem Meldeschluss über seinen Link Personen oder Strecken ab oder beantragt er eine Nachmeldung (neue Personen mit denselben Angaben wie bei der Meldung oder weitere Strecken), speichern wir diesen Antrag (mit dem optionalen Hinweis) bis zur Löschung der Meldungen; die Wettkampfleitung bestätigt oder lehnt ihn per E-Mail ab. Ändert sich eine Meldung (Personen oder Strecken dazu oder herausgenommen, gemeldete Zeiten, berichtigte Angaben) oder wird nach dem Meldeschluss eine Person oder Strecke gestrichen (Abmeldung), vermerken wir das mit Zeitpunkt in dieser Liste und löschen die Vermerke zusammen mit den Meldungen. Statt einzelner E-Mails kann sich die Wettkampfleitung neue und geänderte Meldungen einmal täglich zusammenfassen lassen, per E-Mail oder per Telegram an Vereinsverantwortliche; diese Zusammenfassung nennt nur Vereins- bzw. Teamname, Zahl der Personen und Starts und ggf. die Gebühr, keine Namen gemeldeter Personen. Zeitpunkt, Art, Empfängeradresse, Betreff und den Namen eines Anhangs jeder verschickten E-Mail halten wir 90 Tage in einem Versandprotokoll fest (Nachweis und Fehlersuche, etwa wenn eine Bestätigung nicht ankommt). E-Mails versenden wir über den Mailserver unseres Hosters; sie werden auf dem Transportweg in der Regel, aber nicht in jedem Fall verschlüsselt. Kann eine solche E-Mail nicht verschickt werden, bleibt sie höchstens 30 Tage geschützt auf dem Webserver gespeichert, damit wir sie erneut senden können; danach wird sie automatisch gelöscht. Empfänger der Daten sind außerdem die Vereinsverantwortlichen im geschützten Verwaltungsbereich (dort auch als Excel-Liste mit Geburtsdatum) und – soweit für die Durchführung erforderlich – die Zeitmessung bzw. Wettkampfleitung. Kopien der E-Mails an die meldende Person (Meldebestätigung, Zahlungsaufforderung, Zahlungsbestätigung mit Quittung, Bestätigung einer Ab- oder Nachmeldung, jeweils mit PDF) und der Startlisten- und Ergebnis-E-Mails an die gemeldeten Vereine erhält außerdem die Geschäftsstelle des Vereins (office@eisschnelllauf-erfurt.de); Meldungen, die wir selbst erfassen, korrigieren oder löschen, werden ihr ebenfalls mitgeteilt. Die Benachrichtigungs-E-Mails im Postfach des Wettkampfbüros und der Geschäftsstelle löschen wir spätestens mit Ablauf der unten genannten Frist. Ausgenommen sind Zahlungsaufforderungen, Quittungen und der Tagesabschluss der Barkasse (Vereins- bzw. Teamname, Meldungs- und Quittungsnummer, Betrag, wer die Zahlung vermerkt hat – keine Namen gemeldeter Personen): Als Buchungsbelege bewahren wir sie auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. nach Abgabenordnung bis zu zehn Jahre; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Was davon in Startlisten und Ergebnissen veröffentlicht wird, steht weiter unten. Bis zum Meldeschluss lässt sich eine Meldung über den persönlichen Link in der Bestätigungs-E-Mail ändern oder zurückziehen; ansehen lässt sie sich darüber bis zur Löschung. Über diesen Link lassen sich die Angaben auch für eine Meldung zu einem weiteren Wettkampf übernehmen. Bitte gib den Link nicht weiter. An die angegebene E-Mail-Adresse schicken wir außerdem Nachrichten zum gemeldeten Wettkampf, etwa wenn die Startliste oder die Ergebnisse veröffentlicht sind (auf Wunsch mit der Liste als PDF im Anhang). Auf Wunsch (Haken „auf diesem Gerät merken“) speichert das Meldeformular Verein, Kontakt und die eingetragenen Personen nur im Speicher deines Browsers (localStorage), damit du sie beim nächsten Wettkampf übernehmen kannst; diese Daten werden nicht an uns übertragen, du löschst sie mit „Vergessen“ oder über die Browser-Einstellungen. Ebenso bleibt beim Laden oder Speichern einer Personen-Datei (CSV) alles in deinem Browser. Die Online-Meldungen löschen wir automatisch 90 Tage nach dem Wettkampf; in Datensicherungen sind sie nur in Ausnahmefällen enthalten, solche Sicherungen löschen wir nach derselben Frist.

Vor einem Wettkampf kann der Veranstalter eine öffentliche Teilnehmerliste („Wer ist gemeldet?“) freigeben. Sie zeigt Name, Vorname, Land/Verein, Altersklasse (mit Geschlecht, z. B. „C1 w“) und die gemeldeten Strecken – kein Geburtsdatum und keine Kontaktdaten –, ist für Suchmaschinen gesperrt und verschwindet nach dem letzten Wettkampftag automatisch. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Vereinen und Zuschauern vorab einen Überblick über das Starterfeld zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst widersprechen (siehe „Widerspruchsrecht“).

Zum Schutz vor Missbrauch (massenhaft abgeschickte Formulare) speichern wir beim Absenden einer Meldung für rund eine Stunde einen pseudonymisierten Prüfwert (HMAC) deiner IP-Adresse – nicht die IP-Adresse selbst – zusammen mit Zeitpunkt und Anzahl der gemeldeten Personen; abgelaufene Einträge werden spätestens nach etwa zwei Stunden automatisch entfernt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Startlisten und Ergebnisse

In Startlisten und Ergebnislisten sowie in den Live-Ergebnissen während der Wettkämpfe veröffentlichen wir Angaben zu den Teilnehmenden: Name, Jahrgang bzw. Altersklasse, Verein, Startnummer, Laufzeiten und Platzierung. Das gehört zur Durchführung und Dokumentation eines Sportwettkampfs und ist in der Ausschreibung angekündigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme am Wettkampf) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Veröffentlichung von Wettkampfergebnissen). Auf der Seite „Bahnrekorde“ nennen wir für die schnellsten Zeiten Name, Land bzw. Verein, Zeit und Datum; die Rechtsgrundlage ist dieselbe.

Die Listen bleiben online: 4 Jahre. Wer der Veröffentlichung widersprechen möchte, schreibt an office@eisschnelllauf-erfurt.de. Wir prüfen den Widerspruch und entfernen oder kürzen den Eintrag, soweit keine überwiegenden Gründe für die Veröffentlichung bestehen. Von der Webseite entfernte Dateien werden nach 30 Tagen auch von unserem Server endgültig gelöscht.

Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen Verarbeitungen Widerspruch einzulegen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO) – insbesondere gegen die Veröffentlichung in Startlisten, Ergebnislisten, der Teilnehmerliste, den Bahnrekorden und den Live-Ergebnissen auf Telegram. Eine kurze Nachricht an office@eisschnelllauf-erfurt.de genügt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe, die deine Interessen überwiegen.

Bezahlen der Meldegebühr mit PayPal

Für einige Wettkämpfe kann die Meldegebühr online mit PayPal bezahlt werden. Dazu enthält die Zahlungsaufforderung einen persönlichen Link auf unsere Seite „Meldegebühr bezahlen“. Diese Seite lädt nichts von PayPal. Erst wenn du auf „Weiter zu PayPal“ klickst, legen wir bei PayPal eine Zahlung an und leiten dich zu PayPal weiter. Dabei übermitteln wir an PayPal nur den Betrag, den Verwendungszweck (Meldungs-Nr., Wettkampf, Vereins- bzw. Teamname) und unsere Rücksprungadresse – keine Daten der gemeldeten Personen.

Bei PayPal meldest du dich mit deinem eigenen Konto an bzw. gibst dort deine Zahlungsdaten ein; dafür ist PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, selbst verantwortlich (Datenschutzerklärung von PayPal). Nach der Zahlung erhalten wir von PayPal die Bestätigung mit Betrag, Status und den Kennungen der Zahlung. Wir speichern davon nur Wettkampf, Meldungs-Nr., Betrag, Zeitpunkt, Status und die Zahlungskennung (für Erstattungen und Rückfragen) – nicht Name, E-Mail-Adresse oder Konto aus deinem PayPal-Konto. Die Meldung wird als „bezahlt (PayPal)“ vermerkt und du erhältst die Quittung per E-Mail wie bei jeder anderen Zahlung. Erstattet oder storniert PayPal eine Zahlung, teilt PayPal uns das mit.

Rechtsgrundlage ist die Abwicklung der Meldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Zahlung per PayPal ist freiwillig – Überweisung bzw. Barzahlung bleiben möglich. Die Zahlungskennungen bewahren wir mit den Buchungsbelegen auf (siehe „Online-Meldung“); die Bestelleinträge selbst löschen wir spätestens nach rund 13 Monaten.

Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verwenden wir deine Angaben nur, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung (z. B. für die Ergebnisse per E-Mail) kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wende dich dafür an die oben genannte Adresse. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, tlfdi.de.

Stand: Oktober 2026